Работа с документами - ежедневная рутина любого предприятия, которое ведет хозяйственную деятельность в Украине. В зависимости от области деятельности или формы собственности документооборот присутствует в различных форматах и объемах.
Например, возьмем предприятия, работающие с зерном: элеваторы, хлебоприемные пункты, маслоэкстракционные и комбикормовые заводы, агрохолдинги, и тому подобное. Учет деятельности зерноперерабатывающих предприятий полностью базируется на документальной базе, регулирующей их деятельность во всем цикле, от приемки зерна, его хранения и до отгрузки готовой продукции.
Важно, чтобы все движения с документами по зерну должны быть бесшовно встроены в уже существующие системы, которые генерируют документацию 1с предприятия, 1с агрохолдинг, BAS агро, BAS Бухгалтерия и другие.
Чек-лист по организации документооборота на элеваторах и в агрохолдингах
- Программы по организации документооборота должны поддерживать украинское законодательство;
- Система формирования документов должна иметь быстрый поиск по базе, при том можно выбрать подразделение для поиска;
- Присутствие бесшовной интеграции всех входящих и исходящих каналов коммуникации (электронная почта, сканирование бумажных документов, мессенджеры, социальные сети, формы с сайта, 1С, BAS, другие программы с генерацией документации)
- Поддержка программной шаблонизации для различных типов документов;
- Наличие системы контроля версий для управления внесенными изменениями в документах,
- Наличие многоуровневой системы распределения доступов;
- Поддержка внешнего интерфейса для возможности приема информации напрямую от предприятий или пользователей (например, система обращений граждан);
- Функция автоматизированной печати любых документов (например ТТН, расходных накладных и т.д.);
- Возможность удаленного доступа и работы;
- Наличие облачного хранения с постоянным бэкапом информации.
Какие существуют программы для организации документооборота на элеваторах, в агрохолдингах, комбикормовых заводах и других зерноперерабатывающих предприятиях
Все программы для организации документооборота для сельхозпредприятий и зернопереработчиков можно разделить на 2 типа: общего применения и специализированные-отраслевые. Часто программы общего применения дополняются разработанными под них отраслевыми модулями, что расширяет их функциональность.
В настоящее время наиболее распространенными программами в Украине для организации документооборота в сельском хозяйстве на элеваторах и зерноперерабатывающих предприятиях являются:
BAS Документооборот КОРП - решение разработанное под эгидой союза автоматизаторов бизнеса. Имеет широкий набор функций, который покрывает практически все потребности в автоматизации документооборота для украинских предприятий.
BAS Агро - специализированное решение для управления агропредприятиями, имеет богатый функционал по созданию и управления документами, однако не является специализированным по организации документооборота.
BAS Бухгалтерия (Бухгалтерия КОРП) - специализированное решение для организации бухгалтерского документооборота. Преимущественно решает задачи бухгалтерского учета.
СофтИнформ. ERP Управление маслоэкстракционным заводом - специализированное решение по управлению крупными заводами по производству подсолнечного масла и сопутствующих продуктов. Бесшовно интегрируется с BAS Документооборот КОРП. Покрывает на 100% организацию документооборота для заводов по переработке масличных культур.
GES: Управление элеватором, мукомольным, крупяным и комбикормового производства - специализированное решение по организации управления, включая документооборот на элеваторах, мукомольных, крупяных и комбикормовых заводах. Полностью удовлетворяет потребность зернопереработчиков и зернотрейдеров в организации документооборота.
