Робота з документами – щоденна рутина будь-якого підприємства, яке веде господарську діяльність в Україні. Залежно від галузі діяльності чи форми власності документообіг присутній в різних форматах та об'ємах.
Для прикладу, візьмемо підприємства, що працюють із зерном: елеватори, хлібоприймальні пункти, олійноекстракційні та комбікормові заводи, агрохолдинги, тощо. Облік діяльності зернопереробних підприємств повністю базується на документальній базі, яка регулює їх діяльність у всьому циклі, від приймання зерна, його зберігання і до відвантаження готової продукції.
Важливо, щоб всі рухи із документами по зерну повинні бути безшовно вбудовані в уже існуючі системи, які генерують документацію: 1с на підприємстві, 1с агрохолдинг , BAS агро, BAS Бухгалтерія та інші.
Чек-лист з організації документообігу на елеваторах та в агрохолдингах
- Програми із організації документообігу повинні підтримувати українське законодавство;
- Система формування документів повинна мати швидкий пошук по базі, при тому можна вибрати підрозділ для пошуку;
- Присутність безшовної інтеграції усіх вхідних та вихідних каналів комунікації (електронна пошта, сканування паперових документів, месенджери, соціальні мережі, форми із веб-сайту, 1С, BAS, інші програми із генерацією документації);
- Підтримка програмною шаблонізації для різних типів документів;
- Наявність системи контролю версій для управління внесеними змінами в документах;
- Наявність багаторівневої системи розподілу доступів;
- Підтримка зовнішнього інтерфейсу для можливості прийому інформацію напряму від підприємств або користувачів (наприклад, система звернень громадян);
- Функція автоматизованого друку будь-яких документів (наприклад ТТН, видаткових накладних та інше);
- Можливість віддаленого доступу та роботи;
- Наявність хмарного зберігання із постійним бекапом інформації.
Які існують програми для організації документообігу на елеваторах, в агрохолдингах, комбікормових заводах та інших зернопереробних підприємствах
Всі програми для організації документообігу для сільгосппідприємств та зернопереробників можна розділити на 2 типи: загального застосування і спеціалізовані-галузеві. Часто програми загального застосування доповнюються розробленими під них галузевими модулями, що розширює їхню функціональність.
На даний час найбільш розповсюдженими програмами в Україні для організації документообігу в сільському господарстві, елеватора та зернопереробних підприємствах є:
BAS Документообіг КОРП – рішення розроблене під егідою Спілки автоматизаторів бізнесу. Має широкий набір функцій, який покриває практично всі потреби в автоматизації документообігу для українських підприємств.
BAS Агро – спеціалізоване рішення для управління агропідприємствами, має багатий функціонал із створення та управління документами, проте не є спеціалізованою щодо організації документообігу.
BAS Бухгалтерія (Бухгалтерія КОРП) – спеціалізоване рішення для організації бухгалтерського документообігу. Переважно вирішує задачі бухгалтерського обліку на підприємстві.
СофтІнформ. ERP Управління олійноекстракційним заводом – спеціалізоване рішення по управлінню великими заводами із виробництва олії та супутніх продуктів. Безшовно інтегрується із BAS Документообіг КОРП. Покриває на 100% організацію документообігу для заводів із переробки олійних культур.
GES: Управління елеватором, борошномельним, круп'яним та комбікормовим виробництвом – спеціалізоване рішення по організації управління, включаючи документообіг на елеваторах, борошномельних, круп'яних та комбікормових заводах. Повністю задовольняє потребу зернопереробників та зернотрейдерів в організації документообігу.
