Производственно-техническая лаборатория элеватора - это сердце предприятия без которого невозможно определить качество и цену зерна. Вся работа лаборатории элеватора или зерноперерабатывающего предприятия построена на работе с большим количеством проб, каждая из которых оценивается по десяткам показателей, которые должны быть зафиксированы в соответствующих документах.
Фактически работа зерновой лаборатории сводится к проведению лабораторных анализов и занесению полученных данных в соответствующие документы по соответствующим типовым формам. Причем документальная работа лаборатории занимает до 70% времени и часто является наиболее рутинной. Поэтому вопрос автоматизации документооборота лаборатории элеватора является одним из ключевых для руководителя как самой лаборатории, так и элеватора в целом.
В этой статье рассмотрим какие виды документов оформляет ПТЛ элеватора и как эффективно автоматизировать процесс их создания.
Виды документов ПТЛ елеватора
Все виды документов, которые оформляются в производственно-технической лаборатории элеватора можно разделить на типовые формы, утвержденные соответствующими приказами или положениями на законодательном уровне и специальными отчетами и выписками которые могут быть утверждены между элеватором и контрагентом.
Перечень типовых форм и документов для лаборатории элеватора:
- карточка анализа зерна (форма № 47)
- журнал регистрации лабораторных исследований среднесуточных образцов при приемке зерна (форма № 3ХС-49)
- журнал регистрации показателей качества зерна, поступающего и отгружаемого железнодорожным и водным транспортом (форма № 59)
- журнал регистрации влажности при определении ее в сушильных шкафах для зерна и продуктов его переработки (типовая форма № 51)
- форма реестра № 3ХС-3 для определения качества принятого зерна по среднесуточному образцу
- форма реестра № 3ХС-4 для определения качества каждой отдельной партии зерна
- журнал регистрации лабораторных анализов при очистке зерна на зерноочистительных машинах (форма № 81)
Документы, которые оформляет лаборатория являются базовыми для бухгалтерии и других подразделений ведущих финансовые расчеты с поклажедателями и другими контрагентами. От правильности и качества их оформления зависит вся цепочка документооборота на элеваторе и зерноперерабатывающем предприятии.
Как автоматизировать процесс оформления документации лаборатории элеватора
Весь процесс создания документации для лаборатории элеватора фактически разделяется на 2 этапа:
- Получение и передача данных от лабораторного оборудования
- Обработка полученных данных анализов и оформление документации
Автоматизация получения и передачи данных от лабораторного оборудования
Основная сложность в автоматизации оформления документации по качеству зерна в лаборатории элеватора, это процесс передачи данных от лабораторного оборудования в базу данных или программных решений, которые в дальнейшем будут формировать необходимые документы.
Необходимо отметить, что зерновая лаборатория работает с большим перечнем оборудования, каждое из которых имеет свою функциональность от которой будет зависеть процесс получения данных с целью дальнейшего их использования. Часть лабораторных приборов имеет электронно-программный интерфейс и может передавать данные на другие устройства. Другая часть работ выполняется приборами которые не имеют такого интерфейса, что усложняет задачу автоматизации по получению данных и оформлению документов по качеству зерна. Ранее фактически эта работа проводилась вручную, и даже сейчас некоторые лаборатории в той или иной степени вносят данные лабораторных анализов таким образом.
Решение задачи автоматизации в таком случае возможно внедрением полного цикла контроля движения зерна от его поступления в лабораторию до получения соответствующих документов. Например, работу с каждой партией зерна можно автоматизировать с помощью использования RFID меток, штрих или qr кодов, считывание информации с которых будет автоматически попадать в систему оформления журналов качества зерна и других документов, которые являются базовыми для лаборатории элеватора.
Автоматизация обработки полученных данных лабораторных анализов и оформления документации
Когда данные уже собраны основная задача оформить их в соответствующие отчеты, журналы, реестры и т.д. Автоматизация этого процесса базируется на использовании программных решений которые могут формировать документы по соответствующей форме. Эти решения должны соответствовать отраслевым стандартам, так как большинство документации зерновой лаборатории создается по утвержденным отраслевым формам и иметь возможность гибко настраивать формы под специфические отчеты и документы, которые могут быть отдельно утверждены между элеватором и контрагентом. Примером такого решения, является линейка отраслевых решений GrainElevatorSoft которые создадут любую форму, журнал. реестр для лаборатории буквально за считанные минуты. Программные решения GES является дополнительной отраслевой конфигурацией продуктов автоматизации BAS, что полностью "закрывает" потребности элеватора или любого зернового предприятия в автоматизации документооборота, по зерну и зернопродуктов.
