Виробничо-технічна лабораторія елеватора - це серце підприємства без якого неможливо визначити якість та ціну зерна. Уся робота лабораторії елеватора або зернопереробного підприємства побудована на роботі з великою кількістю проб, кожна з яких оцінюється за десятками показників, що повинні бути зафіксовані у відповідних документах.
Фактично робота зернової лабораторії зводиться до проведення лабораторних аналізів та занесення отриманих даних у відповідні документи за відповідними типовими формами. Причому документальна робота лабораторії займає до 70% часу і часто є найбільш рутинною. Тому питання автоматизації документообігу лабораторії елеватора є одним із ключових для керівника як самої лабораторії, так і елеватора в цілому.
В цій статті розглянемо які види документів оформлює ВТЛ елеватора та як ефективно автоматизувати процес їх створення.
Види документів ВТЛ елеватора
Усі види документів, які оформляються у виробничо-технічній лабораторії елеватора можна розділити на типові форми, які затверджені відповідними наказами чи положеннями на законодавчому рівні та спеціальними звітами і виписками які можуть бути затверджені між елеватором та контрагентом.
Перелік типових форм та документів для лабораторії елеватора:
- картка аналізу зерна (форма № 47)
- журнал реєстрації лабораторних досліджень середньодобових зразків під час приймання зерна (форма № 3ХС-49)
- журнал реєстрації показників якості зерна, що надходить та відвантажується залізничним і водним транспортом (форма № 59)
- журнал реєстрації вологості під час визначення її в сушильних шафах для зерна та продуктів його переробки (типова форма № 51)
- форма реєстру № 3ХС-3 для визначення якості прийнятого зерна за середньодобовим зразком
- форма реєстру № 3ХС-4 для визначення якості кожної окремої партії зерна
- журнал реєстрації лабораторних аналізів при очищенні зерна на зерноочисних машинах (форма № 81)
Документи, які оформляє лабораторія є базовими для бухгалтерії та інших підрозділів які ведуть фінансові розрахунки з поклажодавцями та іншими контрагентами. Від правильності та якості їх оформлення залежить весь ланцюжок документообігу на елеваторі та зернопереробному підприємстві.
Як автоматизувати процес оформлення документації лабораторії елеватора
Весь процес створення документації для лабораторії елеватора фактично розділяється на 2 етапи:
- Отримання та передача даних від лабораторного обладнання
- Обробка отриманих даних аналізів та оформлення документації
Автоматизація отримання та передача даних від лабораторного обладнання
Основна складність в автоматизації оформлення документації щодо якості зерна в лабораторії елеватора, це процес передачі даних від лабораторного обладнання до бази даних або програмних рішень які в подальшому будуть формувати необхідні документи.
Необхідно відмітити, що зернова лабораторія працює з великим переліком обладнання, кожне з яких має свою функціональність від якої буде залежати процес отримання даних з метою подальшого їх використання. Частина лабораторних приладів має електронно-програмний інтерфейс і може передавати дані на інші пристрої. Інша частина робіт виконується приладами які не мають такого інтерфейсу, що ускладнює задачу автоматизації з отримання даних та оформлення документів з якості зерна. Раніше фактично ця робота проводилася вручну, і навіть зараз деякі лабораторії в тій чи іншій мірі вносять дані лабораторних аналізів таким чином.
Вирішення задачі автоматизації в такому випадку можливе впровадженням повного циклу контролю руху зерна від його надходження в лабораторію до отримання відповідних документів. Наприклад, роботу з кожною партією зерна можна автоматизувати за допомогою використання RFID міток, штрих чи qr кодів, зчитування інформації з яких буде автоматично потрапляти в систему оформлення журналів якості зерна та інших документів, що є базовими для лабораторії елеватора.
Автоматизація обробки отриманих даних лабораторних аналізів та оформлення документації
Коли дані вже зібрані основна задача оформити їх у відповідні звіти, журнали, реєстри і т.д. Автоматизація цього процесу базується на використанні програмних рішень які можуть формувати документи за відповідною формою. Ці рішення повинні відповідати галузевим стандартам, так як більшість документації зернової лабораторії створюється за затвердженими галузевими формами та мати можливість гнучко налаштовувати форми під специфічні звіти та документи, які можуть бути окремо затверджені між елеватором та контрагентом. Прикладом такого рішення, є лінійка галузевих рішень GrainElevatorSoft які створять будь-яку форму, журнал. реєстр для лабораторії буквально за лічені хвилини. Програмні рішення GES є додатковою галузевою конфігурацією продуктів автоматизації BAS, що повністю “закриває” потреби елеватора або будь-якого зернового підприємства у автоматизації документообігу, щодо зерна та зернопродуктів.
