Работа с зерном сегодня — это не только прием, хранение и отгрузка. Покупатели, особенно международные, хотят знать всё о каждой партии: откуда зерно, как его хранили, не было ли смешивания с другими партиями. Поэтому элеваторы внедряют системы прослеживаемости, а ежегодные аудиты помогают проверить, всё ли работает как нужно.
Что такое прослеживаемость партий зерна
Прослеживаемость — это возможность отследить путь каждой партии зерна от поля до покупателя.
Это значит, что вы в любой момент можете сказать:
- Из какого хозяйства поступила партия.
- Когда её приняли на элеватор.
- В каком силосе хранили.
- Смешивали ли с другими партиями.
- Какие были показатели качества.
- Кому и когда отгрузили.
Зачем нужны ежегодные аудиты
Требования международных покупателей
Если вы экспортируете зерно или работаете с крупными трейдерами, они часто требуют сертификаты ISO 22000, GMP+ или другие подтверждения качества. Без нормальной системы прослеживаемости такие сертификаты не получить. Аудит показывает, соответствует ли ваша система требованиям стандартов.
Безопасность продукции
Если вдруг окажется, что в зерне что-то не так — микотоксины, пестициды или другое загрязнение — нужно быстро найти проблемную партию. С хорошей системой прослеживаемости это займёт часы, без неё — недели. А за это время проблемное зерно может попасть к множеству покупателей.
Финансовые риски
Штрафы за несоответствие стандартам могут быть серьёзными. Ещё хуже — если покупатель подаст в суд из-за некачественного зерна, а вы не сможете доказать, что проблема была не у вас. Или если придётся отзывать зерно с рынка — это огромные расходы.
Оптимизация работы
Во время аудита часто выявляются проблемы, о которых вы даже не подозревали. Например, один отдел ведёт учёт в Excel, другой — в другой программе, и данные не совпадают. Или документы заполняют несвоевременно, и потом трудно что-то найти. Аудит помогает обнаружить такие слабые места.
Конкурентное преимущество
Элеваторы с подтверждённой прослеживаемостью могут претендовать на более выгодные контракты. Некоторые покупатели готовы платить больше за зерно от проверенных поставщиков. Плюс появляется доступ к новым рынкам, куда без сертификатов просто не допускают.
Как проходит аудит
Подготовка документов
Перед аудитом нужно собрать все документы за год: накладные приёма зерна, лабораторные анализы, журналы хранения, акты отгрузки. Аудиторы будут всё это проверять.
Проверка на практике
Аудиторы берут конкретную партию, которую вы уже отгрузили, и пытаются проследить её историю обратно — до хозяйства, где зерно выращено. Затем наоборот — берут запись о приёме зерна и смотрят, куда оно делось. Если в цепочке есть разрывы — это проблема.
Проверка оборудования и программ
Смотрят, как работает ваше программное обеспечение, правильно ли настроены весы, есть ли маркировка на силосах, знают ли сотрудники свои обязанности по учёту.
Отчёт и план действий
После аудита вы получаете отчёт со всеми выявленными проблемами и рекомендациями. У вас есть определённое время для устранения недостатков.
Типичные проблемы
На украинских элеваторах аудиторы чаще всего находят:
- Бумажная волокита — часть записей ведётся вручную, часть в компьютере, и они не всегда совпадают.
- Путаница с партиями — при смешивании зерна из разных партий не всегда корректно фиксируют пропорции.
- Отсутствие данных о происхождении — известно, от кого приняли зерно, но не с какого поля оно приехало.
- Недобросовестное отношение персонала — сотрудники не понимают, зачем важно всё записывать, поэтому делают это кое-как.
- Устаревшие программы — система учёта не позволяет быстро найти нужную информацию.
Что делать после аудита
Аудит — это не конец, а начало работы по улучшению.
Нужно:
- Исправить все выявленные недостатки.
- Обучить персонал правильно вести учёт.
- Возможно, обновить программное обеспечение.
- Наладить регулярные внутренние проверки.
- Через год провести новый аудит.
Сколько это стоит и стоит ли оно того
Да, внедрение системы прослеживаемости и проведение аудитов — это затраты. Нужно платить аудиторам, возможно, покупать новые программы, обучать людей.
Но это окупается:
- Доступ к экспортным контрактам с более высокой ценой.
- Меньше потерь из-за ошибок в учёте.
- Защита от штрафов и судебных исков.
- Доверие постоянных клиентов.
Большинство элеваторов, прошедших через это, говорят, что инвестиции окупились уже в первый год.
Ежегодные аудиты прослеживаемости — это уже не прихоть, а необходимость для элеваторов, которые хотят работать с серьёзными покупателями. Да, это дополнительная работа и расходы. Но без этого сложно конкурировать на современном рынке. Лучше один раз наладить систему и поддерживать её, чем потом разгребать проблемы из-за потерянных контрактов или штрафов.
Если у вас стоит задача внедрения системы автоматизации, которая обеспечивает полную прослеживаемость партий зерна от поставщика до элеватора и далее до покупателя — обращайтесь к нашим специалистам. Мы уже автоматизировали более 500 элеваторов и зерноперерабатывающих предприятий и имеем более чем 30-летний опыт в этой области. Звоните +38 (067) 190-98-11 (Viber, Telegram) или оставляйте заявку в контактной форме раздела контакты.
