Робота з зерном сьогодні — це не тільки прийом, зберігання та відвантаження. Покупці, особливо міжнародні, хочуть знати все про кожну партію: звідки зерно, як його зберігали, чи не було змішування з іншими партіями. Тому елеватори впроваджують системи простежуваності, а щорічні аудити допомагають перевірити, чи все працює як треба.
Що таке простежуваність партій зерна
Простежуваність — це можливість відстежити шлях кожної партії зерна від поля до покупця.
Це означає, що ви в будь-який момент можете сказати:
- Від якого господарства прийшла партія.
- Коли її прийняли на елеватор.
- В якому силосі зберігали.
- Чи змішували з іншими партіями.
- Які були показники якості.
- Кому та коли відвантажили.
Навіщо потрібні щорічні аудити
Вимоги міжнародних покупців
Якщо ви експортуєте зерно або працюєте з великими трейдерами, вони часто вимагають сертифікати ISO 22000, GMP+ або інші підтвердження якості. Без нормальної системи простежуваності такі сертифікати не отримати. Аудит показує, чи відповідає ваша система вимогам стандартів.
Безпека продукції
Якщо раптом виявиться, що в зерні щось не те — мікотоксини, пестициди чи інше забруднення — треба швидко знайти проблемну партію. З гарною системою простежуваності це займе години, без неї — тижні. А за цей час проблемне зерно може потрапити до багатьох покупців.
Фінансові ризики
Штрафи за невідповідність стандартам можуть бути серйозними. Ще гірше — якщо покупець подасть в суд через неякісне зерно, а ви не зможете довести, що проблема була не у вас. Або якщо доведеться відкликати зерно з ринку — це величезні витрати.
Оптимізація роботи
Під час аудиту часто виявляються проблеми, про які ви навіть не здогадувалися. Наприклад, один відділ веде облік в Excel, другий — в іншій програмі, і дані не збігаються. Або документи заповнюють не вчасно, і потім важко щось знайти. Аудит допомагає виявити такі слабкі місця.
Конкурентна перевага
Елеватори з підтвердженою простежуваністю можуть претендувати на кращі контракти. Деякі покупці готові платити більше за зерно від перевірених постачальників. Плюс з'являється доступ до нових ринків, де без сертифікатів просто не пустять.
Як проходить аудит
Підготовка документів
Перед аудитом потрібно зібрати всі документи за рік: накладні прийому зерна, лабораторні аналізи, журнали зберігання, акти відвантаження. Аудитори будуть все це перевіряти.
Перевірка на практиці
Аудитори беруть конкретну партію, яку ви вже відвантажили, і намагаються простежити її історію назад — до господарства, де зерно виростили. Потім навпаки — беруть запис про прийом зерна і дивляться, куди воно поділось. Якщо в ланцюжку є розриви — це проблема.
Перевірка обладнання та програм
Дивляться, як працює ваше програмне забезпечення, чи правильно налаштовані ваги, чи є маркування на силосах, чи всі знають свої обов'язки щодо обліку.
Звіт та план дій
Після аудиту отримуєте звіт з усіма виявленими проблемами та рекомендаціями. Маєте певний час на виправлення недоліків.
Типові проблеми
На українських елеваторах аудитори найчастіше знаходять:
- Паперова тяганина — частина записів ведеться вручну, частина в комп'ютері, і вони не завжди збігаються.
- Плутанина з партіями — при змішуванні зерна з різних партій не завжди правильно фіксують пропорції.
- Відсутність даних про походження — знаєте, від кого прийняли зерно, але не знаєте, з якого поля воно приїхало.
- Недбале ставлення персоналу — працівники не розуміють, чому важливо все записувати, тому роблять це абияк.
- Застарілі програми — система обліку не дає можливості швидко знайти потрібну інформацію.
Що робити після аудиту
Аудит — це не кінець, а початок роботи над покращенням.
Потрібно:
- Виправити всі виявлені недоліки.
- Навчити персонал правильно вести облік.
- Можливо, оновити програмне забезпечення.
- Налагодити регулярні внутрішні перевірки.
- Через рік провести новий аудит.
Скільки це коштує і чи варто воно того
Так, впровадження системи простежуваності та проведення аудитів — це витрати. Потрібно платити аудиторам, можливо, купувати нові програми, навчати людей.
Але це окуповується:
- Доступ до експортних контрактів з вищою ціною.
- Менше втрат через помилки в обліку.
- Захист від штрафів та судових позовів.
- Довіра постійних клієнтів.
Більшість елеваторів, які пройшли через це, кажуть, що інвестиція виправдала себе вже за перший рік.
Щорічні аудити простежуваності — це вже не примха, а необхідність для елеваторів, які хочуть працювати з серйозними покупцями. Так, це додаткова робота та витрати. Але без цього складно конкурувати на сучасному ринку. Краще один раз налагодити систему та підтримувати її, ніж потім розгрібати проблеми через втрачені контракти або штрафи.
Якщо у вас виникла задача із впровадження системи автоматизації, яка дозволяє забезпечити повну простежуванність партій зерна від постачальника до елеватора і далі до покупця - звертайтесь до наших фахівців. Ми вже автоматизували понад 500 елеваторів та зернопереробних підприємстві і маємо більш ніж 30 річний досвід в цій галузі. Телефонуйте +38 (067) 190-98-11 (Вайбер, Телеграм) або залишайте заявку у контактній формі розділу контакти.
