Договор хранения зерна - это соглашение, которое предназначено для определения условий взаимоотношений между элеватором и поклажедателем и является базовым документом, определяющим все операции, связанные с движением зерна поклажедателя и взаиморасчетами с элеватором.
Несмотря на наличие большого количества типовых договоров хранения зерна, подстраивать их для создания конкретного договора трудно и занимает много времени. Вопрос автоматизации создания договора между элеватором и поклажедателем является одним из ключевых на элеваторе и зерноперерабатывающем предприятии, который существенно "разгрузит" юриста, бухгалтера и руководителя элеватора.
Рассмотрим на примере как это работает.
Как создать договор хранения зерна в программе GES: Комплексная автоматизация элеватора, зерноперерабатывающего предприятия и торговли зерном
Условия взаимоотношений между элеватором и поклажедателем указываются в документе индивидуальной оферты, содержащем условия продаж. Сначала указываем базовые данные о договоре. Для этого нужно перейти во вкладку основное. Там указываем номер договора, дату его создания, статус (действует, закрыт, не согласован). Далее заполняется наименование договора, например "Договор хранения зерна с ФХ Рассвет" и указывается период действия договора. Контрагент автоматически "подтягивается" из списка в базе, куда его добавили ранее, или нужно добавить нового. Также при необходимости можно указать контактное лицо контрагента и выбрать менеджера (рис. 1)
Следующий этап создания договора хранения зерна, это заполнение данных о зерне, которое передается на хранение. Для этого нужно перейти во вкладку параметры количественно-качественного учета где указываем вид договора (хранение, доработка), название зернового склада, форму оплаты и подтягиваем основной договор. Далее необходимо внести виды продукции (например, подсолнечник, сою, пшеницу и т.д.) которые будет размещать поклажедатель, а также можно указать объем продукции которая передается на хранение. Следующий шаг, это внесение списка услуг и цены отдельно для каждой культуры, после чего указывают базисные показатели по культурам. Затем заполняем поля описывающие особенности хранения (в элеваторе, насыпью на площадке, в таре и т.п.). Далее нужно добавить будет ли учитываться убыль при хранении и использоваться резервирование отходов.
Последний пункт этого раздела это избрание способов расчета услуг, а именно:. услуги по хранению (расчет по партиям, физический вес, зачетный вес по фактическим показателям, зачетный вес по базовым показателям), услуги по доработке зерна (при приемке по базовым показателям, при приемке по фактическим показателям, при приемке и доработке) и способ расчета тонно-процентов (по отклонению, по формуле Дюваля). Также в договоре можно указать льготный период для начисления услуг по хранению, например 10 дней. (рис. 2)
Как составить дополнительное соглашение к договору хранения зерна
Если необходимо с контрагентами заключить дополнительное соглашение по существующему договору хранения, то программа также предусматривает такую функциональность. Для этого создаем новую оферту на основании основного договора. Чтобы сделать это нажимаем создать на основании оферты, содержащей условия продаж. После этого информация из созданного основного договора хранения зерна автоматически переносится в дополнительное соглашение, кроме наименования которое должно быть уникальным для каждого договора, включая дополнительное соглашение. Соответственно нужно ввести наименование дополнительного соглашения и срок его действия. Далее нужно перейти в параметры количественно-качественного учета зерна где автоматически будет установлен флажок что это дополнительное соглашение и указано название договора хранения к которому было создано дополнительное соглашение. После этого нужно изменить необходимые параметры, которые предусматриваются в дополнительном соглашении и провести документ (рис. 3)
Таким образом создание договора хранения зерна и дополнительного соглашения к нему будет завершено.
Практический опыт пользования программным решением GES: Комплексная автоматизация элеватора, зерноперерабатывающего предприятия и торговли зерном показал, что на создание договора хранения зерна вместе с дополнительным соглашением занимает не более 3-5 мин., тогда как создание договора на основе шаблонов в обычном Word может занять не один час. Наличие базы контрагентов, показателей по зерну поклажедателя, автоматически поступающих в систему, сводит к минимуму ошибки человеческого фактора при создании и заключении договора хранения зерна.
