Договір зберігання зерна - це угода яка призначена для визначення умов взаємовідносин між елеватором та поклажодавцем і є базовим документом, що визначає усі операції пов’язані з рухом зерна поклажодавця та взаєморозрахунками з елеватором.
Не дивлячись на наявність великої кількості типових договорів зберігання зерна, підлаштовувати їх для створення конкретного договору важко і займає багато часу. Питання автоматизації створення договору між елеватором та поклажодавцем є одним з ключових на елеваторі та зернопереробному підприємстві, яке суттєво “розвантажить” юриста, бухгалтера та керівника елеватора.
Розглянемо на прикладі як це працює.
Як створити договір зберігання зерна в програмі GES: Комплексна автоматизація елеватора, зернопереробного підприємства та торгівлі зерном
Умови взаємовідносин між елеватором та поклажодавцем вказуються у документі індивідуальної оферти, що містить умови продажів. Спочатку вказуємо базові дані про договір. Для цього потрібно перейти у вкладку основне. Там вказуємо номер договору, дату його створення, статус (діє, закрито, не погоджено). Далі заповнюється найменування договору, наприклад “Договір зберігання зерна з ФГ Світанок” та вказується період дії договору. Контрагент автоматично “підтягується” зі списку в базі, куди його додали раніше, або потрібно додати нового. Також при необхідності можна вказати контактну особу контрагента і обрати менеджера (рис. 1)
Наступний етап створення договору зберігання зерна, це заповнення даних про зерно, яке передається на зберігання. Для цього потрібно перейти у вкладку параметри кількісно-якісного обліку де вказуємо вид договору (зберігання, доробка), назву зернового складу, форму оплати та підтягуємо основний договір. Далі необхідно внести види продукції (наприклад, соняшник, сою, пшеницю і т.д.) які буде розміщувати поклажодавець, а також можна вказати об'єм продукції яка передається на зберігання. Наступний крок, це внесення списку послуг та ціни окремо для кожної культури, після чого вказують базисні показники по культурам. Потім заповнюємо поля які описують особливості зберігання (в елеваторі, насипом на майданчику, у тарі і т.п ). Далі потрібно додати чи буде враховуватись убуток при зберіганні та використовуватись резервування відходів.
Останній пункт цього розділу це обрання способів розрахунку послуг, а саме:. послуги зі зберігання (розрахунок по партіях, фізична вага, залікова вага за фактичними показниками, залікова вага за базовими показниками), послуги з доробки зерна (при прийманні за базовими показниками, при прийманні за фактичними показниками, при прийманні і доробці ) та спосіб розрахунку тонно-відсотків (за відхиленням, за формулою Дюваля, по відхиленню). Також в договорі можна вказати пільговий період для нарахування послуг зі зберігання, наприклад 10 днів. (рис. 2)
Як скласти додаткову угоду до договору зберігання зерна
Якщо необхідно з контрагентами укласти додаткову угоду згідно існуючого договору зберігання, то програма також передбачає таку функціональність. Для цього створюємо нову оферту на підставі основного договору. Щоб зробити це натискаємо створити на підставі оферти, що містить умови продажів. Після цього інформація зі створеного основного договору зберігання зерна автоматично переноситься у додаткову угоду, окрім найменування яке повинно бути унікальним для кожного договору, включаючи додаткову угоді. Відповідно потрібно ввести найменування додаткової угоди та термін її дії. Далі потрібно перейти в параметри кількісно-якісного обліку зерна де автоматично буде встановлено прапорець що це є додаткова угода та вказана назва договору зберігання до якої було створено додаткову угоду. Після цього потрібно змінити необхідні параметри, які передбачаються в додатковій угоді і провести документ. (рис. 3)
Таким чином створення договору зберігання зерна та додаткової угоди до нього буде завершено.
Практичний досвід користування програмним рішенням GES: Комплексна автоматизація елеватора, зернопереробного підприємства та торгівлі зерном показав, що на створення договору зберігання зерна разом з додатковою угодою займає не більше 3-5 хв., тоді як створення договору на основі шаблонів в звичайному Word може зайняти не одну годину. Наявність бази контрагентів, показників по зерну поклажодавця, що автоматично поступають в систему, зводить до мінімуму помилки людського фактора при створенні та укладанні договору зберігання зерна.
