В сезон кожен день на елеваторі - це десятки машин, сотні накладних і тисячі гривень розрахунків з перевізниками. Класична схема виглядає знайомо: водій привозить зерно, отримує товарно-транспортну накладну, бухгалтер вручну заносить дані в облікову систему або паперовий журнал, потім звіряє з договором, рахує собівартість перевезення, формує акт звірки.
На практиці це означає:
- 2-3 години щодня тільки на введення даних по перевізниках.
- Постійні помилки через людський фактор.
- Затримки в розрахунках на тиждень-два.
- Неможливість оперативно контролювати заборгованість.
- Проблеми з документообігом - хтось загубив накладну, хтось не підписав акт.
Що дає автоматизація взаєморозрахунків з перевізниками
Інтеграція з вагами та лабораторією
Найбільший ефект - коли система автоматично забирає дані з ваг і лабораторних аналізів. Машина заїжджає, зважується, проходить аналіз якості - і вся інформація одразу потрапляє в облікову систему. Водій отримує готовий документ з QR-кодом для подальшого відстеження.
Автоматичний розрахунок тарифів
Система знає всі діючі договори, тарифи за маршрутами, надбавки за якість зерна. Як тільки машина розвантажилася - вартість перевезення розрахована автоматично з урахуванням:
- Базової ставки за тонно-кілометр.
- Коефіцієнтів за культуру та якість.
- Сезонних знижок чи доплат.
- ПДВ та інших податків.
Контроль дебіторської заборгованості
В режимі реального часу бачите, хто і скільки винен, коли сплачує, які перевізники порушують терміни. Система сама надсилає нагадування про заборгованість і блокує нові поставки при перевищенні кредитного ліміту.
Технічне рішення
Базовий варіант складається з трьох блоків:
- Модуль документообігу - формування ТТН, актів, рахунків.
- Модуль розрахунків - автоматичне нарахування за тарифами.
- Модуль звітності - аналіз роботи з перевізниками.
Продвинутий варіант додає:
- Мобільний застосунок для водіїв.
- Електронний документообіг.
- GPS-моніторинг транспорту.
- Інтеграцію з банком для автоплатежів.
Інтеграція з наявними системами
Більшість елеваторів вже використовують такі рішення:
- BAS Бухгалтерія для бухгалтерії.
- Спеціалізовану систему обліку зерна.
- Ваги з комп'ютерним підключенням.
- Лабораторне обладнання.
Автоматизація взаєморозрахунків повинна органічно вписатися в цю екосистему, а не замінювати все підряд. Найкращий підхід — API-інтеграція, коли дані передаються між системами автоматично.
Економічний ефект
Прямі витрати, які зникають
- Зарплата оператора - 15-20 тис. грн на місяць.
- Помилки в розрахунках - до 50 тис. грн на рік через неточності.
- Штрафи за несвоєчасну звітність - 10-30 тис. грн на рік.
- Паперові носії - 5-8 тис. грн на рік.
Непрямі вигоди
Прискорення розрахунків означає кращі відносини з перевізниками. Хто платить швидко - той отримує пріоритет у сезон збирання врожаю.
Контроль якості послуг дозволяє відсіювати неефективних перевізників. Статистика показує: середня економія на логістиці становить 8-12% після впровадження системи контролю.
Оперативна аналітика допомагає планувати потреби в транспорті, оптимізувати маршрути, вести переговори з новими перевізниками з конкретними цифрами на руках.
Етапи впровадження
Базова автоматизація (1-2 місяці)
- Налаштування інтеграції з вагами.
- Завантаження довідників і тарифів.
- Автоматичне формування ТТН.
- Навчання персоналу.
Розширений функціонал (2-3 місяці)
- Підключення лабораторії.
- Мобільний додаток для водіїв.
- Електронний документообіг.
- Налаштування звітності.
Аналітика та оптимізація (постійно)
- Збір статистики роботи.
- Аналіз ефективності перевізників.
- Оптимізація тарифної сітки.
- Планування логістичних потоків.
Пастки, яких варто уникати
- Переоцінка власних IT-можливостей. Якщо в штаті немає програміста - не намагайтеся розробляти систему самостійно. Готове рішення коштуватиме менше і запрацює швидше.
- Ігнорування специфіки бізнесу. Універсальні CRM не підходять для специфіки елеваторного бізнесу. Потрібне галузеве рішення або серйозна доробка.
- Впровадження "на все підряд" одразу. Починайте з базового функціоналу, поступово розширюйте можливості. Персонал повинен адаптуватися до змін.
- Економія на навчанні користувачів. Найкраща система не працює, якщо люди її не розуміють або бояться використовувати.
Елеватор, який рахує собівартість логістики до копійки і платить перевізникам вчасно, отримує стратегічну перевагу.
Середній термін окупності - 8-12 місяців. Але головне не у цифрах, а у якості роботи: замість паперової тяганини - контроль бізнес-процесів, замість хаосу - прозорість операцій.
Якщо у вас є потреба у автоматизації обліку на вашому зерновому підриємстві - наші фахівці, які розробляють і впроваджують галузеві рішення вже більш 20 років, безкоштовно вас проконсультують і запропонують найкраще рішення. Звертайтесь за телефоном +38 (067) 190-98-11 (Вайбер, Телеграм) або залишайте заявку у контактній формі на сайті.
