Повномасштабне воєнне вторгнення створило безпрецедентні виклики для зернової галузі України. Елеватори та зернопереробні підприємства зіткнулися з необхідністю адаптації систем обліку до реалій воєнного стану, коли традиційні підходи до управління запасами, їх збереження та документування потребують кардинального перегляду. Бухгалтерський облік зерна, що раніше здійснювався за стандартними процедурами, тепер вимагає врахування специфічних ризиків, пов'язаних з бойовими діями, окупацією територій та пошкодженням інфраструктури.
Особливості обліку зерна на елеваторах та переробних підприємствах
Зернові елеватори, як спеціалізовані підприємства зі зберігання зерна, ведуть облік товарно-матеріальних цінностей за двома принципово різними категоріями. Власне зерно, закуплене для подальшої реалізації або створення резервів, відображається на рахунку 281 "Товари на складі" згідно з П(С)БО 9 "Запаси". Водночас, зерно, прийняте від клієнтів за договорами зберігання, обліковується на позабалансовому рахунку 022 "Матеріали, прийняті на відповідальне зберігання", оскільки не є активом елеватора. Одночасно в бухгалтерському обліку відображається заборгованість клієнтів за наданими послугами зберігання.
Зернопереробні комбінати з власними елеваторами мають більш складну структуру обліку. Зерно як сировина для переробки обліковується на рахунку 201 "Сировина й матеріали", тоді як зерно, призначене для перепродажу без переробки, відображається на рахунку 281 "Товари на складі". Така диференціація важлива для правильного формування собівартості продукції та визначення фінансових результатів. Аналітичний облік організовується за місцями зберігання, що дозволяє оперативно контролювати залишки в кожному конкретному силосі чи складі.
В умовах воєнних ризиків традиційна система обліку повинна бути доповнена додатковими аналітичними розрізами. Зокрема, доцільно вести окремий облік зерна, розміщеного в зонах підвищеного ризику, зерна, застрахованого від воєнних ризиків, та зерна, що зберігається в укріплених або захищених приміщеннях. Така деталізація дозволяє оперативно оцінювати потенційні втрати та приймати управлінські рішення щодо евакуації чи перерозподілу запасів.
Форс-мажорні обставини та їх вплив на облік зерна
Воєнні дії створюють ситуації, які повністю відповідають визначенню форс-мажорних обставин – подій надзвичайного, непередбачуваного характеру, які неможливо запобігти або передбачити. Згідно з Цивільним кодексом України, боєць дії, окупація територій та інші військові події визнаються форс-мажором, що звільняє сторони договору від відповідальності за невиконання зобов'язань.
Ключовим аспектом документування форс-мажору є отримання офіційного підтвердження від Торгово-промислової палати України. Сертифікат ТПП про настання форс-мажорних обставин є основним документом, що підтверджує об'єктивну неможливість виконання договірних зобов'язань. Однак для цілей бухгалтерського обліку необхідний ширший пакет документів. Довідки від Державної служби України з надзвичайних ситуацій, Національної поліції, військових адміністрацій створюють документальну базу для обґрунтування втрат у податковому та фінансовому обліку.
Особливого значення набуває складання актів обстеження пошкоджень. Комісія підприємства, до складу якої бажано включити незалежних експертів або представників страхової компанії, фіксує характер та обсяг пошкоджень, неможливість подальшого використання зерна, оцінює втрачені обсяги. Фото- та відеофіксація стану зерносховищ після обстрілів або інших воєнних подій є невід'ємною частиною доказової бази.
В бухгалтерському обліку втрати зерна внаслідок форс-мажору відображаються за дебетом рахунку 947 "Інші витрати операційної діяльності" та кредитом рахунку 281 або 201, залежно від призначення зерна. Відповідно до пункту 198.5 Податкового кодексу України, при наявності належного документального підтвердження форс-мажорних обставин підприємство звільняється від необхідності нараховувати податкові зобов'язання з ПДВ на суму втрат. Це принципово важлива норма, що запобігає додатковому фінансовому навантаженню на підприємства, які й так зазнали значних збитків.
Складнішою є ситуація з зерном, прийнятим на відповідальне зберігання. Елеватор, незважаючи на форс-мажорні обставини, несе відповідальність перед власником зерна. При знищенні або пошкодженні такого зерна воно списується з позабалансового рахунку 022, а в балансовому обліку визнається зобов'язання перед клієнтом за дебетом рахунку 949 "Інші витрати операційної діяльності" та кредитом рахунку 685 "Розрахунки з іншими кредиторами".
Однак за наявності відповідних положень у договорі зберігання та сертифікату форс-мажору елеватор може бути частково або повністю звільнений від обов'язку компенсації.
Страхування зернових запасів як інструмент управління ризиками
Страхування завжди було важливим елементом управління ризиками в зерновій галузі, однак воєнний стан вивів цей інструмент на якісно новий рівень значущості. Традиційні страхові продукти покривали ризики пожеж, стихійних лих, крадіжок, однак воєнні ризики зазвичай виключалися зі стандартних полісів. Сьогодні українські та міжнародні страхові компанії розробили спеціалізовані продукти, що включають покриття збитків від обстрілів, терористичних актів, диверсій та навіть тимчасової окупації територій.
Важливим елементом страхового договору є чітке визначення страхових випадків. Загальні формулювання на кшталт "воєнні дії" можуть створити простір для різного тлумачення при настанні страхового випадку. Натомість, договір повинен містити конкретний перелік подій: пряме влучання ракет або снарядів, пошкодження від уламків, пожежа внаслідок бойових дій, руйнування будівель елеватора, знищення зерна внаслідок затоплення при пошкодженні дахів тощо. Територіальний аспект також має значення, адже страхові тарифи суттєво відрізняються для підприємств, розташованих у різних регіонах залежно від близькості до лінії фронту.
Розмір франшизи визначає частку збитків, яку підприємство бере на себе. В умовах підвищених ризиків страховики часто встановлюють значні франшизи, що з одного боку знижує вартість страхування, а з іншого – вимагає від підприємства формування власних резервів. Оптимальна модель передбачає комбінування страхування великих катастрофічних ризиків з формуванням внутрішніх резервів на покриття дрібніших, але більш ймовірних втрат.
Бухгалтерський облік страхових операцій здійснюється згідно з П(С)БО 15 "Дохід". Страхові платежі відносяться до складу витрат того періоду, до якого вони належать, за дебетом рахунків 92 "Адміністративні витрати" або 93 "Витрати на збут" та кредитом рахунку 685 "Розрахунки з іншими кредиторами". При настанні страхового випадку та отриманні компенсації сума відшкодування визнається іншим операційним доходом за дебетом рахунку 311 та кредитом рахунку 746.
Для елеваторів принциповим є роз'яснення в договорі страхування питання відповідальності за зерно клієнтів. Оптимальним є варіант, коли договір страхування покриває не лише власні запаси елеватора, але й зерно на відповідальному зберіганні. Альтернативно, елеватор може застрахувати свою відповідальність перед клієнтами, що дозволить компенсувати збитки власникам зерна навіть у випадку його знищення. Зернопереробні підприємства, окрім страхування сировини, повинні розглянути можливість страхування втрат від переривання виробництва, оскільки воєнні події можуть унеможливити нормальне функціонування переробних потужностей навіть при збереженні запасів зерна.
Формування резервів на покриття воєнних ризиків
Паралельно зі страхуванням підприємства зернової галузі мають формувати власні резерви на покриття можливих втрат. Якщо страхування покриває катастрофічні сценарії, то резерви призначені для компенсації менш значних, але більш ймовірних втрат. Згідно з Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", підприємство має право створювати резерви, якщо існує ймовірність зменшення економічних вигод у майбутньому та сума резерву може бути достовірно оцінена.
Резерв на покриття можливих втрат зерна формується понад норми природного убутку, які в мирний час повністю покривали технологічні втрати при зберіганні. Методика розрахунку такого резерву базується на аналізі специфічних ризиків конкретного підприємства. Елеватор, розташований у прифронтовій зоні, повинен формувати більший резерв, ніж підприємство у відносно безпечному регіоні. Враховуються такі чинники як інтенсивність обстрілів, наявність систем протиповітряної оборони, технічний стан укриттів, можливості швидкої евакуації зерна.
В обліку створення резерву відображається за дебетом рахунку 92 "Адміністративні витрати" та кредитом рахунку 474 "Забезпечення інших витрат". При фактичному настанні втрат, на які створювався резерв, списання здійснюється за дебетом рахунку 474 та кредитом рахунків обліку запасів. Якщо в кінці звітного періоду виявляється, що сформований резерв перевищує реальну потребу, його надлишок підлягає сторнуванню з відповідним збільшенням фінансового результату.
Особливої актуальності набуває резерв сумнівних боргів для елеваторів, що працюють з клієнтами з прифронтових або окупованих територій. Відповідно до П(С)БО 10 "Дебіторська заборгованість", підприємство зобов'язане створювати резерв сумнівних боргів за статтями дебіторської заборгованості, щодо яких існує невпевненість у їх погашенні. Критеріями для формування такого резерву можуть бути прострочення платежів понад 90 днів, розташування боржника на окупованій території, відсутність контакту з клієнтом, інформація про знищення його майна внаслідок бойових дій. Резерв нараховується за дебетом рахунку 944 "Сумнівні та безнадійні борги" та кредитом рахунку 38 "Резерв сумнівних боргів", зменшуючи балансову вартість дебіторської заборгованості.
Інвентаризація в умовах обмеженого доступу
Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" встановлює обов'язковість проведення інвентаризації для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку. В нормальних умовах інвентаризація зерна на елеваторах та переробних підприємствах проводиться шляхом обміру силосів, розрахунку об'ємів та перерахунку в масу з урахуванням натури зерна. Однак воєнний стан створює ситуації, коли фізичний доступ до зерносховищ обмежений або неможливий.
У зонах активних бойових дій або на тимчасово окупованих територіях фізична інвентаризація може бути відкладена до відновлення безпечного доступу. В таких випадках підприємство здійснює документальну інвентаризацію на основі даних первинного обліку, проводок та залишків на рахунках. Важливим є фіксація причин неможливості проведення повної інвентаризації в супровідних документах до фінансової звітності, що дозволяє аудиторам та контролюючим органам об'єктивно оцінити ситуацію.
Технологічний прогрес надає нові можливості для дистанційного контролю. Сучасні елеватори обладнані системами телеметрії, що дозволяють віддалено контролювати рівень заповнення силосів, температуру та вологість зерна. Відеоспостереження, яке раніше використовувалося переважно для охорони, стає інструментом облікового контролю. Відеофіксація стану зерносховищ може слугувати додатковим доказом при виявленні пошкоджень або втрат.
Результати інвентаризації оформлюються стандартними документами: наказом про проведення інвентаризації, інвентаризаційними описами за формою М-4, порівняльними відомостями та актом інвентаризації. Виявлені нестачі списуються за дебетом рахунку 947 при форс-мажорних обставинах або за дебетом рахунку 375 "Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків" при встановленні винних осіб. Надлишки, які теоретично можуть виникнути через помилки в обліку або заниження норм природного убутку, оприбутковуються за дебетом рахунків обліку запасів та кредитом рахунку 719 "Інші доходи операційної діяльності".
Податкові наслідки воєнних втрат зерна
Податковий облік втрат від воєнних дій регулюється Податковим кодексом України з урахуванням особливостей форс-мажорних обставин. Найбільш дискусійним є питання ПДВ при знищенні зерна. За загальним правилом, вибуття товарів без компенсації прирівнюється до постачання і вимагає нарахування податкових зобов'язань. Однак пункт 198.5 ПК України встановлює виняток: операції з передачі товарів, що зазнали псування або втрати внаслідок дії обставин непереборної сили, не є об'єктом оподаткування ПДВ за умови належного документального підтвердження таких обставин.
Важливим є саме документальне підтвердження. Формальна наявність сертифікату ТПП про форс-мажор недостатня, якщо не доведено причинний зв'язок між військовими діями та конкретними втратами зерна. Податкові органи можуть вимагати акти обстеження, довідки аварійних служб, фотоматеріали, свідчення незалежних експертів. За відсутності переконливих доказів підприємство ризикує отримати податкові донарахування з відповідними штрафними санкціями.
В податку на прибуток втрати від форс-мажорних обставин визнаються витратами того періоду, в якому вони документально підтверджені. Акт списання, затверджений керівником підприємства на підставі документів про форс-мажор, є достатньою підставою для включення втрат до складу витрат. Принципово важливо, що на відміну від нестач у межах норм природного убутку, які обмежені законодавчо встановленими нормативами, втрати від воєнних дій включаються до витрат у фактичному розмірі без обмежень.
Для елеваторів специфічним є питання податкового обліку компенсацій власникам зерна, знищеного на відповідальному зберіганні. Оскільки таке зерно не було активом елеватора і не враховувалося на балансових рахунках, компенсація власнику не є витратою, що зменшує базу оподаткування прибутку.
Водночас, якщо така компенсація здійснюється за рахунок страхового відшкодування, отримане відшкодування також не включається до доходів, оскільки є лише транзитною операцією.
Практичні рекомендації для підприємств зернової галузі
Ефективне управління обліком зерна в умовах воєнних ризиків вимагає системного підходу, що поєднує організаційні, технічні та методологічні заходи. Облікова політика підприємства повинна бути доповнена спеціальним розділом, що регламентує порядок визнання та документування форс-мажорних обставин, методику розрахунку резервів на воєнні ризики, процедуру списання втрат від бойових дій. Чітко прописані процедури дозволяють уникнути хаотичних дій у критичній ситуації та забезпечують юридичний захист управлінських рішень.
Організація зберігання документів набуває критичного значення. Традиційний паперовий архів має бути доповнений електронним дублюванням з розміщенням копій у хмарних сервісах. Первинні документи на операції з зерном, інвентаризаційні описи, договори з клієнтами повинні зберігатися у декількох примірниках у різних локаціях. При евакуації підприємства першочергового вивезення потребують не лише цінності, а й облікова документація, відновлення якої може виявитися неможливим.
Договірна робота з клієнтами елеваторів потребує перегляду стандартних умов. Договори зберігання мають містити детальні положення про воєнні ризики, порядок документування форс-мажору, механізм компенсації втрат, процедури евакуації зерна при загрозі знищення. Узгодження цих питань до настання кризової ситуації дозволяє уникнути правових конфліктів та забезпечує взаєморозуміння між елеватором та клієнтами.
Диверсифікація місць зберігання є ефективним методом зниження ризиків для великих зернових холдингів. Концентрація всього запасу на одному елеваторі створює катастрофічний ризик повної втрати при прямому влученні. Розподіл зерна між декількома локаціями, розташованими в різних регіонах, підвищує ймовірність збереження принаймні частини запасів. Хоча це збільшує логістичні витрати, в умовах війни додаткові витрати виправдані підвищеною безпекою.
Облік зерна в умовах воєнних ризиків трансформується з рутинної облікової функції в стратегічний інструмент управління підприємством. Правильно організована система обліку дозволяє не лише достовірно відобразити фінансовий стан, а й оперативно реагувати на загрози, мінімізувати втрати, захищати інтереси власників та клієнтів.
Важливим фактором оперативного реагування на нестандартні систуації є автоматизація процесу обліку зерна, яка дозволяє швидко та гнучко сформувати необхідні документи та в режимі реального часу показувати рух зерна.
Якщо ви маєте задачу адаптації облікової системи до додаткових ризиків та нетипових операцій - звертайтесь до наших фахівців за телефоном +38 (067) 190-98-11 (Вайбер, Телеграм) або залишайте заявку у формі контактів. Ми реалізуємо вашу задачу з урахуванням індивідуального підходу та умов вашого зернового підприємства.
