Документообіг на елеваторах та зернопереробних підприємствах базується на різного роду звітах, актах, журналах, формах, відомостях, книгах та інших документах, що створюють загальний документообіг по зерновим культурам.
Велика кількість різного роду документації, яка повинна бути виконана за затвердженою нормативами формою та її обмін між різними підрозділами створюють неабиякі труднощі для виконавців при веденні обліку і документуванні зернових культур.
В цій статті розберемося які основні документи для звітності по зерну формуються на елеваторах та зернопереробних підприємств та як автоматизувати їх створення.
Хто веде облік зерна на елеваторі та зернопереробному підприємстві
В перелік осіб, які стикаються з документуванням обліку зерна входять усі причетні до його приймання, зважування, аналізу якості, переміщення, відвантаження, інвентаризації, тощо.
В нього входять:
- вагарі
- лаборанти
- завідуючі лабораторію
- бухгалтери
- комірники
- начальник складу
- керівник підприємства
Частина з них працює тільки з первинною документацією, як-то вагарі, а частина з повним переліком, як-то бухгалтери зерновики та керівники підприємства.
Перелік документів та звітів для елеваторів, хлібокомбінатів, комбікормових заводів та інших зернопереробних підприємств
Основний перелік облікових документів включає:
- Ваговий журнал - ведеться на ваговій
- Взаєморозрахунки по послугам зернового складу - ведеться бухгалтерією елеватора
- Звіт за документами “Рух зерна”
- Оперативна довідка надходження зерна за ТТН
- Перелік реєстрів (ЗХС-5)
- Реєстр ТТН з прив’язкою до аналізів якості
- Відомість актів доробки і переміщень
- Відомість актів сушіння
- Журнал реєстрації лабораторних аналізів
- Залишки і обороти зернопродуктів по загальним партіям
- Залишки і обороти зернопродуктів по особовим рахункам
- Звіт про рух зернопродуктів (форма №37)
- Звіт про рух зернопродуктів в розрізі зерносховищ (форма № 37-с)
- Книга руху за особовим рахунком (Форма № 12)
- Книга руху зерна по службовій партії Книга руху по загальній партії (Форма № 12)
- Акт звірки залишків номенклатури
- Залишки зерна
- Книга руху зерна за особовим рахунком (форма №36)
- Книга руху зерна по загальній партії (Форма 36)
- Відомість надходження зерна
- Силосна дошка з середніми показниками якості
- Звіт за документами "Нарахування послуг зернового складу"
Як автоматизувати документообіг для елеватора та зернопереробного підприємства
До недавнього часу більшість документації на елеваторах та зернопереробних підприємствах велась в паперовому вигляді з використанням типових бланків за визначеною формою.
З появою спеціалізованих програмних рішень, наприклад як GrainElevatorSoft, це завдання спростилося. Завдяки загальній базі даних та автоматичному їх збиранню з вагової, складу, цеху доробки і т.д. створення будь-якого документу займає не більше 2-3 хвилин. При цьому, автоматично створюється як електронна форма так і типова форма для друку. Рішення дозволяють автоматизувати весь документообіг на елеваторі та будь-якому зернопереробному підприємстві (елеватори, хлібокомбінати, комбікормові заводи, тощо).
