Документальне оформлення процесу передачі зерна від поклажодавця до елеватора – гарантує його облік та подальше зберігання. Загалом зерно від поля до елеватора може потрапляти або напряму зразу від комбайну, або із складського приміщення господарства, де воно може або просто зберігатися, або частково доводитися до базисних кондицій. Перший варіант більш розповсюджений для малих господарств, які не мають своїх складських потужностей і зразу везуть зерно на елеватор.
Які документи потрібно мати фермеру, щоб здати зерно на елеватор
Насамперед, порядок передачі зерна з поля на елеватор розписаний у Інструкції №661 "Про ведення обліку та оформлення операцій із зерном і продуктами його переробки".
Ще до того, як зерновози поїдуть з поля на елеватор, поклажодавець та елеватор повинні укласти договір зберігання зерна, який є визначальним документом у подальших взаємовідносинах сторін договору. Не дивлячись на те, що існує багато типових шаблонів договору зберігання зерна, рекомендуємо складати його із досвідченим юристом, який спеціалізується саме на роботі елеваторів, щоб у подальшому "підстрахуватися" від якихось непередбачуваних обставин.
Другим документом є товарно-транспортна накладна, як супровідний документ для транспорту на якому зерно поступає на елеватор. Можливі виключення, коли ТТН може замінюватися актом, що підписується стороною поклажодавця та елеватора. Проте, така ситуація скоріше виключення, і на сьогодні рідко де зустрічається, так як багато елеваторів вже автоматизували процес реєстрації ТТН і ведення їх реєстру в спеціальних програмах для елеваторів. Передача зерна через акти, навпаки сповільнює процес його приймання і фактично виключає автоматизацію.
Які підтверджуючі документи про здачу зерна повинен отримати поклажодавець від елеватора
Представники елеватора повинні видавати поклажодавцю накладні за типовою формою ЗХС-3, де вказані данні по прийнятому зерну, в тому числі і показники по волозі та сміттю. Якщо партії мають не однорідну якість (наприклад, із різних полів чи регіонів), в такому випадку накладні складають за формою ЗХС-4.
Разом із накладними видають складську квитанцію чи свідоцтва. Які бувають прості – для продажу зерна на елеваторі без переоформлення і подвійне – із використанням зерна в якості заставу.
Дотримання норм інструкцій та знання переліку документації для передачі зерна на елеватор допоможе поклажодавцю без перешкод здати свій актив на зберігання та захиститися від втрат.
